Se vive en un ambiente que tiene carencia en cuanto a la cultura de la consultoría, ya que todos los problemas que se presentan los tratando de resolver solos, y no se concede la oportunidad a personas que ya tiene la experiencia y que se han preparado para ayudar a quienes lo necesitan, sin embargo, los empresarios no consideran siquiera una mínima posibilidad de consultarlos y tratan de resolver como Dios les ha dado entendimiento, pagando a veces inclusive precios mucho más altos en soluciones como “ensayo-error”, pero porque no mejor consultar personas preparadas para ello.
Consultar a personas capacitadas para guiar en la resolución de los problemas en una empresa, es como llevar a un hijo con calentura al médico, el cual primero revisara los síntomas y luego tratara de curarlos. Sin embargo vemos los problemas de la empresa como algo que se solucionara solo o que nosotros simples mortales sin experiencia solucionaremos, es como auto medicarse, solo calmaremos la enfermedad por un momento, pero luego se agravara.
A continuación se describirán tres tipos de problemas muy frecuentes en las empresas, dando desde los síntomas hasta las soluciones posibles, e ilustrándolos con un pequeño ejemplo:
Planteamiento del problema 8: PROPICIAMOS EL INDIVIDUALISMO EN EL TRABAJO
“Si solo reconoces el trabajo y los logros individuales,
Eso es lo que tendrás”
En el ámbito laboral muchas veces se carece de un verdadero trabajo en equipo, por lo tanto hemos hecho que se fortalezca el individualismo, y es por ello que las diferentes áreas de la empresa cumplen pero NO lo hacen en conjunto.
Descripción del problema
Todo mundo se queja de que la gente suele ser muy individualista, e inclusive lo hemos justificado por nuestro tipo de raza diciendo o escuchando frases como: “Nosotros los mexicanos por naturaleza es que somos individualistas”, lo cual está totalmente alejado de la realidad. El individualismo es algo que hemos respaldado e inclusive lo hemos motivado en la empresa, el problema está en que luego nos quejamos de que existe cuando es algo que nosotros mismo causamos.
Síntomas
Los trabajadores de la empresa solo se hacen responsable, en el mejor de los casos, porque no siempre lo hacen, por sus resultados pero no por los de la empresa, sin darse cuenta que como parte de la empresa también son responsables, y lo que suceda dentro de la empresa favorece o perjudica a todos los que estén dentro de ella.
En la empresa suele hacer poca ayuda y poca cooperación mutua, es decir, cada quien se ocupa de su parte y cuando ya la han acabado no se ofrecen a apoyar a los demás, o bien, si no es algo de su área lo toman como que no les corresponde, sin darse cuenta que el trabajo debe salir entre todos.
La gran mayoría de los problemas que surgen en la empresa son generados por el propio personal.
No existe coordinación entre áreas ni entre puestos, porque cada quien se ocupa solo de lo que le “corresponde” y cuando otro necesita simplemente se lavan las manos.
Aunque la mayoría de las áreas cumplen, la empresa como organización se queda muy lejos de cumplir sus metas y objetivos.
Lecciones
Los modelos que existen en las organizaciones han logrado que el personal que conforma la empresa se haga responsable de su trabajo, sin embargo, no se hacen responsables por los resultados de su trabajo, el problema está en que luego uno se queja porque no sabemos trabajar en equipo, y nos quejamos de que la gente es muy individualista, y muy inteligentemente se le atribuye a la mexicanidad con frases como “Los mexicanos no sabemos trabajar en equipo”, lo cual está muy lejos de la realidad, porque cuando se dan las condiciones adecuadas se ha demostrado que podemos y sabemos trabajar como equipo.
Entonces para lograr el trabajo en equipo, la administración debe propiciar un ambiente adecuado y la organización necesaria para que se logre el trabajo en equipo, las formas de propiciarlo es fomentando tareas en equipo, hacer difusión de objetivos comunes, hacer reconocimiento de los logros en equipo, etc.
El trabajo individual es pasado de moda, lo de hoy es que las tareas se desarrollen en base a la cooperación y colaboración, debido a que trabajamos bajo un sistema en el que las tareas aisladas no funcionan porque lo más importante es que el compromiso por los resultados del equipo es indispensable.
Sin embargo, siguen existiendo jefes que aplican la de “divide y vencerás”, y tratan a su equipo de trabajo como gente individualista, de manera que dividen tareas, y por lo cual dosifican la información a cada uno de los que conforman la empresa.
Es momento de que comprendamos que es muy importante el trabajo en equipo, donde todos se forjan como un gran equipo para responder a los retos de su entorno, sin embargo hay que saber que no se conforma creando equipos lo que se requiere es fomentar el trabajo no en equipo, no dividirlos por equipo, sino que todos trabajen en conjunto.
Soluciones
Fomentar el trabajo en equipo, pero no solo como consejo, sino tener un forme convencimiento para que este se logre y se deberá realizar todos los cambios tanto en actitudes como en comportamiento de los jefes y gerentes para que este pueda ocurrir, es decir, es crear una nueva cultura de trabajo, donde el trabajo en equipo sea reconocido y reforzado.
Para desarrollar el trabajo en equipo hay que crear una organización basada en procesos, donde el trabajo en equipo se reconocen para lograr objetivos y retos, para lograr este reconocimiento es sentirse necesario en el equipo y fomentar las actitudes de equipo.
Crear estructuras de remuneración y reconocimientos basados en los logros de los equipos y no-basados en el trabajo individual.
Diagnóstico y seguimiento
Para fomentar el trabajo en equipo hay que tomar en cuenta lo siguiente:
Revisar y fomentar el lenguaje usado, en lugar de decir “yo” es momento de que se comience a usar un “nosotros”.
En las reuniones de trabajo deben de atenderse problemas del entorno, mas no problemas que tengan origen en el equipo, si esto sucediese existe falta de fomentación sobre el trabajo en equipo.
Hay que recordar que un equipo maduro y exitoso resuelve los retos que le pone su entorno, pero no se generan problemas entre ellos.
Ejemplo
El ejemplo más común es el hecho de que todas las empresas que se han organizado por puestos están fomentando el trabajo individual, y ¿Cuál no? Como solución hemos antepuesto a este enfoque tradicional el enfoque de “organización por procesos”, el cual todavía no es bien entendido por muchas situaciones.
Se pueden citar un sinnúmero de ejemplos de empresas que no han desarrollado el trabajo en equipo, creo que lo excepcional es precisamente lo contrario.
Planteamiento del problema 9: TOMAMOS DECISIONES A PRIORI
Existen empresas con dificultades para tomar decisiones, hay dos razones, o la gente no sabe o no quiere tomarlas.
“El personal ha acabado por decidir,
Que es mejor no decidir”
Descripción del problema
Por lo regular siempre se están padeciendo problemas que se supone que ya se habían solucionado, debido a que el personal toma decisiones sin hacer un análisis, si medir los resultados reales que se tendrán, con frecuencia se suelen cometer errores en la toma de decisiones, lo que ha terminado por inhibir dicha acción. El personal ha decidió no tomar decisiones, prefieren preguntar, y los jefes lo justifican alegando que estos no están lo suficientemente preparados.
Síntomas
Se presentan problemas que se suponen ya se habían resuelto.
Se sigue continuando con problemas en la toma de decisiones.
El personal se priva en la toma de decisiones, prefiere no hablar y aceptar lo que los demás decidan.
Centralizada la toma de decisiones.
La gran mayoría de los problemas crecen aun más porque no se toman decisiones a tiempo.
Lecciones
Se ha desarrollado en la administración tradicional mexicana el hábito de no tomar decisiones o de tomar decisiones rápidas sin reflexionar ni hacer algún análisis, y no se consigue la suficiente información. Por lo tanto hay que desarrollar el hábito del uso de una metodología sencilla pero poderosa para la toma de decisiones.
La toma de decisiones siempre será una situación que se debe fomentar en el personal de la empresa, porque la gente se acostumbra a que solo los jefes tomen decisiones.
La toma de decisiones es una situación inherente a todos los puestos de la organización, pero la administración no la ha visto de esta manera. A la toma de decisiones no se le ha dado la importancia y por lo tanto, no se ha atendido debidamente, el problema está en que luego nos quejamos de que la gente no sabe o no quiere tomar decisiones, y la realidad es que no se ha fomentado esa habilidad.
Cuando no se hace la toma de decisiones se vuelve un círculo vicioso:
La gente no toma decisiones
La gente no sabe tomar decisiones
La gente toma malas decisiones
La gente comete errores en la toma de decisiones
La gente es reprendida por sus malas decisiones
La gente no toma decisiones
El problema que surge de este círculo vicioso es que se refuerza esta situación, para resolver este problema hay que tomar en cuenta que la gente debe aprender a tomar decisiones para que luego sepa tomarlas.
Soluciones
Que se establezca una política clara y contundente en el sentido de que toda persona debe tomar decisiones inherentes a su puesto; pareciera innecesaria, pero cuando lo hemos hecho reafirma la convicción de la toma de decisiones inherente a los puestos.
Definir en las descripciones de puestos los tipos genéricos de decisiones que se deben tomar en cada uno de ellos.
Ofrecer a todo el personal, de manera planeada, un taller sobre una metodología de toma de decisiones.
Promover la toma de decisiones en el personal y evitar aceptar que la gente delegue hacia arriba.
Diagnóstico y seguimiento
Lo gerentes del primer nivel son lo que deben detectar la situación de la organización con respecto a la toma de decisiones, porque son los que tanto dejan y que tanto permiten que le personal que tienen a su cargo tome decisiones y que tanto estos las están tomando.
Una manera de hacer seguimiento a la toma de decisiones es observar los reportes de resultados semanales o mensuales que generan las áreas. En ellos deben aparecer reflejadas en resultados las decisiones tomadas en el periodo.
Ejemplo
Es frecuente escuchar un vendedor de autos decirle a su jefe: “disculpe señor, esta un cliente que quiere ver si le podemos conseguir un auto tal de color rojo ¿Qué le digo?”
El vendedor sabe que es una práctica común conseguir carros, cuando el cliente desea uno que no se tiene en inventarios propios, se consigue a través de agencias amigas. Pero no quiere adquirir el compromiso de hacerlo y busca que sea el jefe el que se comprometa.
Esta situación es muy común en la empresa porque no han desarrollado la capacidad de que su personal tome decisiones.
Planteamiento del problema 10: TENEMOS GENTE OBEDIENTE, PERO NO PARTICIPATIVA.
En la empresa se cuenta con empleados que son cumplidos, sin embargo, la participación de ellos son escasas.
“Puedes contar con él, hace lo que le digas;
Es muy obediente, es un buen empleado”
Descripción del problema
Se ha fomentado en el personal la percepción de que el mejor empleado es el más obediente, por ello se han creado reconocimientos, implícitos o explícitos en los estilos de dirección, que premian justo a los mas obedientes.
Se ha hecho de los empleados, gente que solo sirve como elementos para la producción, que tienen carencia de iniciativa y creatividad.
Síntomas
La gente no suele participar en ningún evento de mejora que se programe para el personal.
Los integrantes de la empresa solo hacen lo que se les dice, pero no tienen opinión propia.
La gente se compromete con su quehacer, pero no con los resultados de su trabajo; se quedan con la idea de que lo que resulte está bien.
No se ha hecho ningún cambio en el trabajo que provenga de la ideas de la gente.
Lecciones
El personal de las empresas se ha acostumbrado solo a obedecer órdenes, porque eso es lo que se les reconoce como digno de compensarse, hasta ahora se ha premiado como el mejor empleado al más obediente, pero los sistemas modernos de administración necesitan gente comprometida, que aporte y participe, por lo que necesitamos gente creativa e innovadora para construir la nueva sociedad de trabajo.
E momento de comprender que el futuro de la organizaciones será mucho más estable se cuenta con las ideas y opiniones de todo el personal y no solo las de un puñado de ejecutivos.
Es momento de darse cuenta de la importancia de contar con las participación activa de la gente, de reconocer que no se tiene “mano de obra” sino personal capaz de opinar y sugerir mejoras para su trabajo y el de otros.
Es obvio que una empresa que cuenta con las ideas de toda su gente para mejorar su trabajo, tendrá un nivel de desempeño muy superior a otro que no lo haga, y esta puede ser la diferencia entre permanecer o cerrar el negocio, esta puede ser lo que le de ventaja competitiva en el mercado.
Estas y otras carencias que se detecten como existentes a través de los diagnósticos que se levanten en cada institución deberán quedar contempladas para su solución a través del modelo que se desarrolle.
Ejemplo
En una empresa metal-mecánica del valle de México, cuando se iniciaba el proceso de cambio hacia la calidad y la productividad, se detecto que uno de los jefes de área no tenía el perfil para participar activa y positivamente en el proceso. Por lo que se cambio de área, informándole el motivo de manera discreta pero real, a lo que el jefe contesto: “Yo si quiero participar, nada mas díganme que debo hacer y lo hago”. Se corroboro la percepción inicial.
Otro ejemplo común que se puede dar es el hecho de que la gente no es consultada en la mejora de su trabajo. Si usted ya lo está haciendo, créame, es una de las pocas empresas que lo hacen.
Este tipo de problemas además de ser una pérdida de tiempo y ocasionar una baja productividad, está fomentando una dependencia del personal hacia los jefes, haciendo que cuando estos no se encuentren en la empresa la producción se estanque, y por lo tanto la empresa entre en crisis por producción y ventas.
CONCLUSIÓN
Es momento de ver los problemas de nuestra empresa como enfermedades, y a los consultores como médicos, que revisaran la empresa y diagnosticaran el problema, para luego después medicar a nuestra organización e irla curando conforme llevamos el proceso de curación.
